Politique de confidentialité

Introduction

FlexiSurvey est un produit de Spancorp Limited, une société enregistrée en New Zealand (« Spancorp », « FlexiSurvey », « nous », « notre » ou « nos »). Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos informations de manière responsable. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous visitez notre site web, utilisez notre plateforme de sondage ou interagissez de toute autre manière avec nos services (collectivement, les « Services »). Elle s'applique aussi bien aux titulaires de compte qu'aux membres de leur équipe et aux répondants des sondages.

Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Selon les données concernées, nous agissons à différents titres en vertu de la législation sur la protection des données :

• En tant que responsable du traitement : Pour les informations concernant nos titulaires de compte, les visiteurs de notre site et les clients potentiels, telles que les données de compte, de facturation et de marketing, nous déterminons comment et pourquoi les données sont traitées.
• En tant que sous-traitant : Pour les réponses aux sondages et les données des répondants que nos clients collectent au moyen des Services, notre client est le responsable du traitement et nous traitons ces données pour son compte, selon ses instructions et sa propre politique de confidentialité. Si vous êtes un répondant et que vous avez des questions sur un sondage en particulier, veuillez contacter l'organisation qui vous a invité.

Informations que nous collectons

Informations personnelles

Nous collectons les informations que vous nous fournissez directement, notamment :

• Nom et coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone)
• Identifiants de compte (nom d'utilisateur et mot de passe)
• Informations de paiement et de facturation
• Données et réponses des sondages
• Communications avec notre équipe d'assistance

Informations collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez nos services, nous collectons automatiquement :

• Informations sur l'appareil et le navigateur
• Adresse IP et données de localisation
• Statistiques d'utilisation et données analytiques
• Cookies et technologies de suivi similaires

Données des sondages et des répondants

Lorsque nos clients créent et diffusent des sondages, nous traitons pour leur compte les questions, les réponses et toutes les coordonnées qu'ils choisissent de téléverser. Nos clients sont responsables de l'obtention des consentements requis auprès de leurs répondants et de la licéité des données qu'ils collectent au moyen des Services.

Cookies et technologies de suivi

Nous et nos prestataires de services utilisons des cookies et des technologies similaires pour exploiter, sécuriser et améliorer les Services. Les principales catégories que nous utilisons sont les suivantes :

• Strictement nécessaires : Requis pour l'authentification, la sécurité et les fonctionnalités essentielles. Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Fonctionnels : Mémorisent vos préférences, telles que la langue et les paramètres d'affichage.
• Analytiques : Nous aident à comprendre comment les Services sont utilisés afin de les améliorer.

Vous pouvez contrôler les cookies non essentiels via les paramètres de votre navigateur. La désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement des Services.

Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations que nous collectons pour :

• Fournir, maintenir et améliorer nos services
• Traiter les transactions et envoyer les informations associées
• Envoyer des avis techniques, des mises à jour et des messages d'assistance
• Répondre à vos commentaires et à vos questions
• Analyser les habitudes d'utilisation et optimiser l'expérience utilisateur
• Détecter, prévenir et traiter les problèmes techniques et les menaces de sécurité
• Respecter nos obligations légales

Partage et divulgation des données

Nous pouvons partager vos informations dans les circonstances suivantes :

• Avec votre consentement : Nous pouvons partager vos informations lorsque vous nous y autorisez
• Prestataires de services : Fournisseurs tiers qui réalisent des services pour notre compte
• Obligations légales : Lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits
• Transferts d'entreprise : Dans le cadre d'une fusion, d'une vente ou d'une acquisition

Nous ne vendons pas vos informations personnelles à des tiers.

Prestataires de services et sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires tiers de confiance pour fournir les Services. Ces prestataires ne traitent les données que dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs fonctions et sont liés par des obligations de confidentialité et de protection des données. Nos principaux prestataires sont notamment :

• Hébergement cloud : Amazon Web Services (AWS) pour l'hébergement des applications et le stockage des données.
• Diffusion du frontend : Vercel pour l'hébergement et la diffusion de notre application web.
• Paiements : Stripe pour le traitement des paiements d'abonnement et la facturation.
• Envoi d'e-mails : Resend pour l'envoi d'e-mails transactionnels et liés aux sondages.
• Mobile money : Prestataires régionaux tels que M-Pesa, MTN et Airtel lorsque les clients choisissent ces moyens de paiement.

Nous examinons régulièrement nos sous-traitants ultérieurs et exigeons de chacun qu'il maintienne des mesures de protection appropriées.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations personnelles, notamment :

• Chiffrement des données en transit et au repos (AES-256)
• Évaluations de sécurité et tests d'intrusion réguliers
• Contrôles d'accès et mécanismes d'authentification
• Formation des employés à la protection des données
• Procédures de réponse aux incidents et de notification des violations

Vos droits et vos choix

Vous disposez des droits suivants concernant vos informations personnelles :

• Accès : Demander une copie de vos données personnelles
• Rectification : Mettre à jour ou corriger des informations inexactes
• Suppression : Demander la suppression de vos données personnelles (« droit à l'oubli »)
• Portabilité : Demander une copie de vos données dans un format portable
• Opposition : Vous opposer à certains traitements de vos données
• Désinscription : Vous désabonner des communications marketing

Réclamations et autorités de contrôle

Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos informations personnelles conformément à la législation applicable, veuillez d'abord nous contacter afin que nous puissions tenter de résoudre votre préoccupation. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en New Zealand, l'Office of the Privacy Commissioner (privacy.org.nz) ; dans l'Espace économique européen ou au Royaume-Uni, votre autorité locale de protection des données.

Conservation des données

Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services et atteindre les finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité. Lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons ou anonymisons vos informations personnelles dans un délai de 30 jours, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

Registres de distribution des e-mails

Lorsque vous envoyez des invitations, des campagnes de sondage ou d'autres notifications via FlexiSurvey, nous conservons un enregistrement de chaque distribution d'e-mail pendant 90 jours à compter de la date d'envoi. Cet enregistrement comprend l'adresse du destinataire, l'objet, l'horodatage de l'envoi, le statut de distribution (envoyé / distribué / rejeté / échoué / ouvert / cliqué) et le corps de l'e-mail. Au bout de 90 jours, ces enregistrements sont automatiquement et définitivement supprimés.

Le prestataire de transport des e-mails, Resend , conserve également ses propres registres de distribution. Veuillez consulter la politique de confidentialité de Resend pour en savoir plus sur la conservation par des tiers.

Transferts internationaux de données

Vos informations peuvent être transférées et traitées dans des pays autres que le vôtre. Nous veillons à ce que ces transferts soient conformes aux lois applicables en matière de protection des données et mettons en œuvre des mesures de protection appropriées, telles que les clauses contractuelles types.

Conformité au GDPR

Pour les utilisateurs situés dans l'Espace économique européen (EEE), nous nous conformons au Règlement général sur la protection des données (GDPR). Nos bases légales de traitement de vos données comprennent :

• L'exécution d'un contrat conclu avec vous
• Le respect d'obligations légales
• Votre consentement (que vous pouvez retirer à tout moment)
• Nos intérêts commerciaux légitimes

New Zealand Privacy Act 2020

En tant que société néo-zélandaise, nous nous conformons au Privacy Act 2020 et à ses Information Privacy Principles. Vous pouvez nous demander d'accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet ou de les corriger, et vous pouvez faire part de vos préoccupations à l'Office of the Privacy Commissioner.

Droits à la vie privée en Californie

Si vous résidez en Californie, vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons, de demander leur suppression et de refuser toute vente d'informations personnelles. Nous ne vendons pas vos informations personnelles et vous ne ferez pas l'objet d'un traitement différent pour avoir exercé vos droits.

Vie privée des enfants

Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants. Si nous apprenons qu'un enfant nous a communiqué des informations personnelles, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations.

Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de toute modification importante en publiant la nouvelle Politique de confidentialité sur cette page et en mettant à jour la date de « dernière mise à jour ». Votre utilisation continue de nos services après de telles modifications vaut reconnaissance et acceptation de la politique mise à jour.

Nous contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter :